Chaos w świecie wielu kanałów
Sprzedajesz produkty fizyczne w internecie za pośrednictwem allegro i /lub własnego sklepu internetowego. Powiedziano Ci, że najważniejszy system w firmie to ERP bo zarządza przedsiębiorstwem ale jednocześnie powiedziano Ci, że tak jak ERP ogarna całą firmę tak OMS ogarnia całą sprzedaż internetową/ e-commerce i to jest właśnie ta różnica.
Czym jest OMS (Order Management System) jako centralny punkt dowodzenia ?
Wychodząc z klasycznej definicji jest to system w którym obsługujesz i automatyzujesz obsługę zamówień w jednym standardzie niezależnie od tego czy zamówienie jest z allegro, sklepu internetowego czy innego kanału sprzedaży. Biorąc pod uwagę, że baselinker jest aktualnie najbardziej rozbudowanym systemem OMS i ma znacznie więcej funkcjonalności niż wynika to z definicji OMS szukając alternatywnego OMS kontekst potrzeb jest znacznie szerszy.
Co właściwie robi OMS?
Rolę obsługi i automatyzacji zamówień możemy zgrupować na operacje w zakresie:
- agregacji – pobieranie zamówień ze wszystkich źródeł sprzedaży w jeden miejscu
- procesowania– pobranie, sprawdzenie czy zamówienie jest opłacone lub za pobraniem, zweryfikowanie statusu VIES, wysłanie go do kompletacji itd.
- zarządzania zapasami – automatyczna aktualizacja stanów magazynowych we wszystkich kanałach sprzedaży w tym zarówno dla produktów prostych jak i kompletów
- tworzenia listów przewozowych – Integracja z kurierami, automatyczne drukowanie listów przewozowych na podstawie kliknięcia lub zeskanowania kodu (zamówienia, lub skrótu klawiszowego)
- komunikacji z klientami – system OMS może wysyłać do klientów faktury/ paragony w formie PDF na ich adres e-mail; wysyłać automatyczne wiadomości o statusie przesyłki czy udostępniać dedykowany link w przeglądarce po kliknięciu w który klient widzi wszystkie informacje o statusie jego zamówienia w czasie niemal rzeczywistym
Dlaczego warto go wdrożyć? (Kluczowe korzyści)
Agregacja pozwala standaryować (stworzyć powtarzalny proces) a jednocześnie automatyzacja zniwelować ilość błędów i podnieść efektywność pracy, która w 2026 jest w Europie dużo droższa niż jeszcze kilka lat temu a firmy borykają się dodatkowo z problemem niżu demograficznego i brakiem rąk do pracy. Najważniejsze korzyści to:
- eliminacja błędów ludzkich – nie tworzysz ręcznie listów przewozowych czy dokumentów sprzedaży a klient nie dzwoni i nie zgłasza, że nie otrzymał paczki bo dane adresowe się nie zgadzają a zespół obsługi klienta nie wystawia korekty do faktury
- oszczędność czasu – automatyzacja procesu obsługi zamówienia/ kompletacji i pakowania sprawia, że dodanie kolejnego kanału sprzedaży i generowanie z tego tytułu większych przychodów jest niemal niezauważalne dla zespołu w magazynie a z perspektywy rosnących przychodów koszty pracownicze nie są wprost proporcjonalne do rosnącej ilości przesyłek
- lepszy Customer Experience – klient, który otrzymuje automatycznie informacje o statusie zamówienia czuje się zaopiekowany a gdy dzwoni do zespołu obsługi klienta na telefonie mogą wyświetlić się dane klienta (z aplikacji), które pokażą od razu dla operatora informacje o statusie zamówienia czy historii klienta. Pomyśl: jak poczujesz się gdy dzwonisz na obsługę klienta a operator na dzień dobry informuje Cię, że paczka jest właśnie w trakcie kompletacji i dziś opuści magazyn a Ty zdążyłeś dopiero powiedzieć “dzień dobry” ?
Dla kogo jest OMS? (Kiedy pomyśleć o wdrożeniu?)
OMS jest tak naprawdę dla każdego biznesu online, który przekroczy ponad 500 zamówień miesięcznie. Choć osobiście uważam, że automatyzacja i standaryzacja to must have niezależnie od skali bo jedyną walutą jest czas i trzeba go po prostu szanować.
Dla kogo jest OMS ?
- początkujące firmy w sektorze e-commerce z dużymi z ambicjami (przygotowanie fundamentu pod skalowanie i zapobieganie chaosu)
- średnie firmy, które przetestowały model biznesowy i ilość zamówień rośnie w odpowiednim tempie gdzie czuć w kościach, że za chwilę spadnie wydajność operacyjna
- duże podmioty, które postrzegają e-commerce jako kolejny obszar rozwoju i myślą o skali międzynarodowej. Wykonały analizę rynku i wiedzą, że zajmą znaczny obszar rynku zarówno w Polsce jak i za granicą
Jak wybrać odpowiedni system?
OMSy można sklasyfikować na te, które są po prostu tanie i jeśli celem jest dropshipping/ sprawdzenie modelu biznesowego, każdy z nich jest dobry. Druga grupa to systemy all in one zastępujące (przynajmniej w większości przypadków) systemy ERP (fakturowanie, przyjmowanie dostaw) i WMS (porządkują procesy magazynowe i kompletację towaru).
Grupa trzecia to stabilne alternatywy dla skalowalnych biznesów, które będąc w planie enterprise Baselinker chcą zredukować koszty utrzymania systemu.
Krótka lista kontrolna w procesie szukania systemu do wdrożenia/ migracji:
- opis procesu pakowania i kompletacji – im dokładniej tym lepiej. Diabeł tkwi w szczegółach. Najczęściej okaże się w danym systemie, że brakuje konkretnych opcji automatyzacji lub np. asystent pakowania nie obsługuje zdarzeń własnych jako przyciski
- zakres dostępnych integracji – zarówno tych, które już są dostępne jak i planowanych w przyszłości. W przypadku rozwoju produktu o nowe integracje istotne jest to, czy producent “dowozi na czas” oraz samo podejście do klienta – czy dopisze integracje jaka jest potrzebna w jakim koszcie (może za darmo ?) i w jakim czasie.
- intuicyjność interfejsu – zdarza się, że oprogramowanie piszą “programiści dla programistów”. Lista funkcjonalności i integracji może być imponująca natomiast ma to wartość zerową jeśli Twój zespół na każdym kroku będzie miał trudność, aby go używać w codziennej pracy i pozorne oszczędności czasu przewidziane automatyzacjami będą zjedzone przez wolną adaptację do systemu lub skomplikowany interfejs, który opóźnia pracę zespołu
- zakres akcji automatycznych – na ile będziemy mieć “dowolność” w konfiguracji. W zależności od naszej skali czasami podstawowy zestaw wystarczy natomiast idąc w skalę potrzeby są większe i np. możemy potrzebować: wywoływanie url/ zewnętrznych skryptów; tworzenie listów przewozowych po API, czy edycję danych w zamówieniu w zależności od dedykowanych pól własnych w zamówieniach
- możliwości wdrożenia – wdrożenie systemu OMS wymaga wiedzy zarówno technicznej jak i procesowej. Ważne jest, czy producent zapewnia swobodę konfiguracji czy zamyka opcje systemu oferując oprogramowanie z wdrożeniem co nie każdemu będzie odpowiadać (kolejka wdrożeń, dodatkowe koszty, mała elastyczność w codziennej konfiguracji)
Podsumowanie
System OMS to nie koszt, to inwestycja w automatyzacje procesów, które mają zoptymalizować czas pracy zespołu i ułatwić codzienne czynności. Wybrany system powinien odpowiadać na bieżące potrzeby przedsiębiorstwa i dobrze jeśli również zapewni dalszy rozwój firmy przez zakres funkcjonalności jaki oferuje. Ważne jest również to, kto stoi za takim systemem – czy jest to dzieło programisty, który “rzeźbi” po godzinach i obsłuży kilku klientów a za rok czy dwa zmieni zdanie bo nie udźwignie skali klientów czy ludzie z doświadczeniem w e-commerce lub automatyzacji procesów w firmach o wielomilionowych przychodach. System powinien być przewidywalny kosztowo i względnie prosty w obsłudze aby zespół mógł szybko się do niego zaadoptować
